Organismes reconnus

Le soutien variera en fonction des priorités du service ainsi que selon la demande et les disponibilités des ressources requises.

Le service professionnel offert relève de conseils, d’aide à l’organisation et à la réalisation de la vie démocratique du groupe, d’activités ou d’événements liés à la vie récréative ou sociale des citoyens, de conseils techniques pour la planification ou la réalisation d’un projet ou d’un programme récréatif, de formation, etc.

Toutes activités ou réunions à caractère politique sont excluses, car elles ne relèvent pas du mandat du Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire.

FORMATIONS GÉNÉRALES

Les membres des conseils d’administration des groupes communautaires peuvent bénéficier de participation à des sessions de formation sur des sujets pouvant convenir à tous types de groupes. Ces formations sont organisées par le Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire et seront offertes gratuitement ou à tarif très avantageux. Les groupes intéressés devront inscrire les membres qui désirent participer à la formation en respectant les délais qui seront annoncés à cet effet.

PROMOTION D'ACTIVITÉS OU DE SERVICES 
 

Les organismes ayant obtenu une reconnaissance municipale bénéficient d’une visibilité dans le calendrier municipal (section activités communautaires) et dans le site Web du Zone loisirs.  

AUTRES OUTILS DE COMMUNICATION ET DE PROMOTION
 

Les organismes reconnus par la Municipalité peuvent bénéficier de visibilité par l’intermédiaire de certains outils de communication et de promotion. Ces autres outils sont :

• le calendrier d’événements du site Web municipal (onglet activités communautaires)
• la mention de son activité sur le site Web du Zone loisirs 
• la page Facebook municipale
• l’affichage sur les babillards municipaux extérieurs et intérieurs.

Le Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire fera l’analyse de la demande et déterminera avec le Service des communications les outils appropriés disponibles qui pourront être utilisés.

NOTE : L’utilisation de tout outil de communication municipale devra respecter la Politique de communication du Service des communications de la municipalité qui sera en vigueur, sans quoi ce soutien pourrait être refusé ou révoqué.

ASSURANCE DE RESPONSABILITÉ CIVILE, À TARIF AVANTAGEUX 
 

Les organismes reconnus bénéficient d’accessibilité à une assurance de responsabilité civile, à tarif avantageux, offerte par l’Union des municipalités du Québec (UMQ). De plus, le service offre aux organismes, qui ont obtenu leur reconnaissance municipale, le remboursement d’un pourcentage du total du tarif annuel de cette assurance. Ce pourcentage de remboursement varie en fonction du niveau (A, B ou C) dans lequel l’organisme a obtenu sa reconnaissance et s’applique à l’assurance offerte par l’UMQ seulement.

Le Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire se réserve le droit d’abolir ou de modifier ce soutien et, dans ce cas, les organismes reconnus seront préalablement avisés.

PRÊTS DE LOCAUX
 

La possibilité d’utilisation de locaux, de terrains, de plateaux municipaux est influencée par plusieurs facteurs dont le premier est la disponibilité de ces ressources. De plus, il est nécessaire et obligatoire d'en faire la réservation auprès du Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire de Chelsea.

En plus d’une utilisation gratuite de locaux pour la tenue des réunions de leur conseil d’administration et pour leur assemblée générale annuelle, les organismes ayant obtenu une reconnaissance municipale, bénéficient d’un nombre d’heures gratuites pour l’utilisation de locaux municipaux selon la catégorie à laquelle l’organisme aura été classé.

Si un organisme désire utiliser des salles au Centre Meredith, il peut présenter une demande auprès du Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire de Chelsea. La demande sera évaluée en fonction du budget accordé à cet effet par le conseil municipal au Service.

Les groupes utilisateurs sont responsables et se portent garants de tout bris dû à un usage abusif ou de toutes pertes. Il est à noter que les réservations ne peuvent être faites plus de quatre mois à l’avance.

ENTREPOSAGE
 

Une demande pourra être déposée par les groupes ayant été reconnu dans le niveau A seulement, et elle sera étudiée en fonction du statut, des priorités et des ressources municipales disponibles.

PRÊT DE MATÉRIEL ET D'ÉQUIPEMENT 

Le Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire de Chelsea peut mettre à la disposition des groupes certains matériaux et équipements pour faciliter la réalisation de leurs activités, et ce, selon la disponibilité de ces ressources.

TRANSPORT ET INSTALLATION D'ÉQUIPEMENT ET DE MATÉRIEL 

Le Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire peut assurer le transport et l’installation de matériel et d’équipement durant les heures régulières de travail des employés municipaux. Toutefois, si l’installation ou le transport est indispensable hors de ces heures, le coût réel engendré pour cette intervention sera facturé à l’organisme qui en sera avisé préalablement. Toute demande à cet égard, doit être présentée au moins 10 jours ouvrables avant l’activité ou l’événement.

ACCÈS PROLONGÉ AUX ORDINATEURS DE LA BIBLIOTHÈQUE
 

Durant les heures d’ouverture de la bibliothèque de Chelsea, tous peuvent avoir accès, par période d’une heure, aux logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) ainsi qu’à Photoshop. Les organismes ayant acquis une reconnaissance municipale pourront, durant les heures habituelles d’ouverture, se prévaloir d’un accès prolongé et garanti en faisant une demande de réservation auprès de la bibliothèque.
 

Cette demande doit obligatoirement être faite au moins 24 heures à l’avance, en téléphonant au 819 827-4019 ou en écrivant à bibliothèque@chelsea.ca

En tenant compte des ressources disponibles, le soutien professionnel, administratif et matériel sera offert en priorité. Il est important de préciser que le Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire tiendra compte des ententes déjà signées avec certains organismes.

REMBOURSEMENT POUR FRAIS DE FORMATION
 

Le Service des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire pourra recevoir des demandes de remboursement de frais d’inscription à des formations qui sont directement liées aux activités de l’organisme, selon les fonds disponibles dans le budget du Service, et jusqu’à un maximum de 150 $. Cette formation doit être suivie au cours de l’année de reconnaissance de l’organisme. La demande sera étudiée en fonction de la date de la formation et du lien avec les activités du groupe.

Une fois la demande approuvée, l’organisme devra remettre le reçu du paiement des frais d’inscription seulement. Il est à noter qu’il faut compter de 4 à 6 semaines pour recevoir un remboursement.
 

SOULIGNEMENT D'ANNIVERSAIRES DE FONDATION 
 

Les organismes reconnus pourront recevoir une subvention maximale de 500 $ pour les soutenir dans la réalisation d’une activité spéciale qui soulignera soit leur 10^e, 25^e, 50^e, 75^e anniversaire de fondation. Pour être éligible l’organisme doit faire une demande écrite accompagnée d’une description de l’événement soulignant ledit anniversaire. La demande doit être accompagnée des prévisions budgétaires.

Non disponible en 2024

• Chaque organisme peut obtenir jusqu'à 3 000 $ ou 80 % pour les projets admissibles.
• L’organisme doit être responsable d’un minimum de 20 % de toutes les dépenses admissibles.  
• 50 % des dépenses de l'organisme peuvent être comptabilisées en heures de bénévolat. 

Non disponible en 2024

• L’événement doit avoir lieu lors de l'année en cours.
• L’organisme doit avoir d’autres sources de financement que la Municipalité.  
• L'organisme doit démontrer une contribution significative au développement des loisirs dans la municipalité.
• L'organisme doit être accessible aux résidents de Chelsea.
• L'organisme doit promouvoir un sentiment de fierté et d'appartenance chez les résidents de Chelsea.
• L'organisme ne doit pas faire concurrence ou être en conflit avec des projets similaires ou des événements qui ont lieu dans la municipalité de Chelsea. 

Non disponible en 2024

• Remplir et signer le formulaire de demande de projet.
• Joindre des documents demandés dans le formulaire de demande. 
• Envoyer le formulaire et les documents pertinents par courriel ou par la poste au moins 12 jours avant la rencontre du comité des loisirs, du sport, de la culture et de la vie communautaire.
• Les projets approuvés par le comité seront référés à l'administration et au conseil municipal pour approbation.